給料計算、年末調整、確定申告・・・給与計算担当者の年間スケジュールと作業内容【保存版】

給与計算担当者は毎月の給与計算はもちろん、賞与の計算、所得税や住民税の納付、年末調整など様々な手続きを行うこととなります。それぞれ対応している役所が別れているため手続きも個別に行う必要があり、手続きが遅れた場合は延滞金などのペナルティも定められているため気が抜けません。

いつ、なにをするんだっけ・・。となってしまう給与計算担当者は少なくありません。そんなときにすぐに見てもらえるよう、毎月行う手続きと、年間スケジュールをまとめました

毎月行う作業

勤怠の集計・従業員情報の確認

どの会社にも勤怠の計算を行ったり、給与計算を始めたりする「締め日」があると思います。明確に「◯日」と定まっていなくても、給与計算を行って振り込みを完了させるためにはこの日までには始めておきたい、という日があることでしょう。

その締め日までに、まず従業員情報の変更があった場合は変更をまとめます。人事異動や昇給だけではなく、扶養家族の変更などもあるでしょう。この手続は随時変更があった際に行います。

そして、勤怠を集計します。出退勤、欠勤、残業など給与計算に必要な情報を集めていきます。タイムカードを集計したり、会社によっては出退勤システムが出力するデータを確認したり、というのが実際に行う作業となります。

給与計算、給与明細の作成、給与振り込み

従業員の情報を確認し、勤怠情報が揃えば給与計算を行います。

エクセルで行う方法や、ソフトを使う方法など様々ですが、基本的には勤怠情報から給与を計算し、扶養家族などの情報から控除額を計算します。

その後、給与明細を作成し、給料の振り込みを行います。

所得税・住民税・社会保険料の納付

従業員の給与から源泉徴収した所得税、住民税、社会保険料も毎月納付することとなります。

源泉所得税は徴収した翌月10日まで、住民税も翌月10日まで、社会保険料は翌月月末までです。社会保険料のみ、納付タイミングが異なります。

社会保険料については毎月20日頃に保険料納付告知書が送付されます。また、口座振替の手続きを行うことで自動的に口座から引き落とされることとなります。納付忘れとならないためにも、設定しておくのも良いでしょう。

年間スケジュール

上記で説明した毎月おこなうことは、日々の業務として行う中で忘れることはないでしょう。それに対して、毎年一回しか行わないような業務はその時期を忘れがちですし、実際にどのような手続きだったのか忘れてしまうことも多くあるかと思います。

これを見ると、ほとんど毎月のようにイベントがあることがおわかりになるかと思います。

年間スケジュールを踏まえて考えておくこと

これら、それぞれの手続きは難しくないものも多いのですが、いつ何をやるのかを思い出すために時間や労力がかかってしまうというケースは多いのではないでしょうか。そうならないためにもこのカレンダーをいつでも見ることができるようにしておきたいですね。

この中でも注意したいのは繁忙期である3～4月、6～7月、12～1月という期間です。この期間はどうしても忙しくなりがちですので、業務を予め調節しておいたり、早めに準備を始めておいたりと、スムーズに業務を進められるようにしておきたいところです。そのためにも、この年間スケジュールを参考にご自身の業務一覧を作成し、毎月の業務をイメージしておくことをおすすめします。