よくある質問

お客様からよせられたよくある質問をまとめています。

サービスについて

  • PayBookの特徴は?

    PayBookは、「みんなにやさしい給与計算」というコンセプトで開発されました。

    「経営者(給与計算担当者)にやさしい」 -従業員が10名未満の多くの零細企業にとって、給与の支払いは、労働保険・社会保険・所得税・住民税などさまざまな法律に縛られた、とても複雑な手続きです。わたしたちは、設定項目を可能な限り少なくし、誰もがほんの少しの知識で正しい給与計算ができるよう、お手伝いをします。

    「税理士・社会保険労務士にやさしい」 -年末調整や算定基礎届のシステムをあえて組み込まず、その代わりに税理士や社会保険労務士が現在使用しているシステムにデータをインポートする機能を標準とすることによって、顧問先給与計算のクラウド化を実現します。現在はNTTデータ社の「年末調整・法定調書の達人」、ハンド社の「法定調書・年末調整 for Windows」に対応していますが、その他のシステムにも対応する予定です。(有料)

    「従業員にやさしい」 -年末になると、自分の給料が103万円を超えないか心配されるパートタイマーの方、結構おられますね。PayBookは簡単に年間収入を確認できます。

    「環境にやさしい」 -給与明細はPDFで出力されますので、メールに添付して送信すれば、紙代もインク代も要りません。

  • このサービスは無料で使えますか?

    10名までは無料で利用できます。表示できるのは過去3ヶ月間です。4ヶ月以前の給与明細が見えなくてもよいなら、ずっと使えます。

    従業員が10名を超える、又は4ヶ月以前の給与も閲覧したい場合は、スタンダードプラン(月千円又は年1万円)があります。

  • デモはありますか。

    デモはありませんが、無料で登録し、ご利用ができます。

    新規登録ページから新規登録(無料)をご利用ください。

  • 動作環境を教えて下さい。

    現在ご利用のウェブブラウザからご利用いただくことができます。

    • Internet Explorer 9以上
    • Chrome 最新版
    • Firefox 最新版
    • Safari 最新版

    Windows/Macのいずれでもご利用いただけます。

    またiPad, Androidのタブレットでもご利用いただけます。

    Mac, iPad, タブレットでも、環境を選ばない

  • タブレット(iPadなど)でも使えますか

    iPad、iPad miniなどiOS端末、Galaxy、Xperia、ZenPadなどAndroid端末のようなタブレットでもご利用いただくことができます。

  • 何名まで対応していますか

    PayBookは、従業員10名まで無料で計算できます。

    スタンダードプラン(月額1000円)に契約いただくと従業員数の上限はなくなります。

  • 今までのデータを移行できますか

    これまでのデータをCSV形式にしていただき、一括アップロードすることができます。

    給与データの一括アップロード

    1.会社情報画面からCSVアップロードを選択
    Screencapture Secure Pay Book Jp Company 912 1441181888990 1
    2.テンプレートをダウンロードします。
    Screencapture Secure Pay Book Jp Csv Pay Upload 862 1441182046136
    3.ダウンロードしたテンプレートに従って、給与データを作成してください。
    4.作成したデータを同じ画面からアップロードします。
  • データの保存期間はどれくらいですか。

    フリープランの場合、データの保存期間は3ヶ月となっております。

    スタンダードプランでは保存期間の制限はありません。

  • 問い合わせなど、サポートの内容を教えて下さい

    無償でのメールによるお問い合わせを受け付けております。

  • 「クラウド給与計算」とは何ですか?

    「クラウド」とはインターネット上の資源を利用するコンピュータの形態です。(Wikipedia: クラウドコンピューティング)
    「クラウド給与計算」とはクラウドを利用して、給与計算、給与管理を実現するサービスです。

    これまで使われていた「弥生の給与会計」「給与王」「給与奉行」といったソフトウェアはお手持ちのパソコンにインストールして利用していました。その場合、

    • 会社のPCにインストールしてるので家では確認できない
    • パソコンの買い換えによるデータ移行が大変
    • パソコンが壊れてデータが無くなってしまった
    • 税理士さんや担当者との情報共有のためにメール送信などが必要
    • ソフトのアップデートの度にインストールが必要

    と言った問題がありました。

    クラウドを利用することで、こういった問題が解決されます。

    給与データはサーバー上にありますので、ログインID、パスワードを入力することでいつでも、どこからでもアクセスできます。

    そのため、

    1. 給与締め日に担当者宛にデータ入力依頼のメール送信(自動メール)
    2. 担当者が給与データを入力(最短3分!、保険料などは自動計算)
    3. 担当者から管理者に入力終了の連絡メール
    4. 管理者がどこにいても、お手持ちのPCやiPadなどのタブレットを使って給与データにアクセスし、確認
    5. 確認後、担当者に確認OKの連絡
    6. 担当者から社員に給与明細をメール送信

    と言った流れで、毎月の給与処理をスムーズにします。

    みんなにやさしい給与会計 = クラウド給与会計です。


  • 利用開始までの流れを教えて下さい

    まずは無料アカウントをご登録ください。

    無料アカウントを登録する

    ご登録後、プランをスタンダードプランにアップデートすると、継続ご利用がいただけます。

  • 複数ユーザーでデータを管理、共有できますか?

    社内の給与担当者と情報共有する「スタンダードプラン」

    スタンダードプランにアップグレードすることで、社内の複数ユーザーで社員データ、給与データの共有、共同管理ができます。

    会計担当者に給与の入力は任せて、経営者は確認をするだけ。といった場合でも、Excelデータを何度もやりとりする必要はありません。

    社外の税理士などと情報共有する「プロプラン」

    プロユーザーは複数の他社の社員、給与データを共有することができます。

    複数のクライアントの給与を管理する、税理士、社労士には一括で給与入力の進捗を確認できるページもあり、業務の効率をアップします。

    注)複数の方の同時編集には対応しておりません。データの間違いを防ぐため、編集する方と確認する方を分けることをおすすめいたします。

  • スタンダードプランが期限切れになっても利用を続けることができますか

    スタンダードプランが期限切れになった場合、お客様のアカウントはフリープランになります。

    ご登録いただいたデータはフリープランの範囲内でご利用になれます。

    また、スタンダードプランを再度ご契約いただいた場合、引き続き、スタンダードプランとしてご利用いただけます。

  • データの削除(利用終了)はどのようにしますか

    退会、データの削除をする場合、会社情報ページから会社データを削除する事ができます。

    データの削除をすると、再登録してもデータは復旧しませんので、ご注意ください。

  • 登録解除(退会)の方法について教えてください。

    登録解除は、[会社情報]メニュー内の右下にあります、「この会社のデータを削除する」 をクリックしてください。

    登録していただいたすべてのデータ・登録情報が削除されます。

    登録解除の際にアンケートがございます。不満点などを書いていただけると励みになります。
    よろしくお願いいたします。

    (登録解除のタイミングによっては、通知メールが送られることもあります。ご了承下さい。)

  • 消費税の取扱について

    2019年10月前後の弊社における消費税の取扱につき、下記のとおりご案内させていただきます。

    スタンダードプラン・プロプランの手数料につきましては、プランの開始日を基準に税率を適用いたします。

    例: お支払日が9月以前であっても、そのプランの開始日が10月1日以降の場合は、消費税率10%で計算いたします。プラン開始日が10月1日の場合、プランの期日は2020年9月30日となりますので、期日が2020年9月30日以降の料金が10%の対象となります。

    なお、弊社は10月1日以降も「税込 1,000円 又は 10,000円」でご提供させていただきます。どうぞご安心ください。

給与の入力・給与計算について

  • 給与登録後に追加した社員を追加できますか

    給与登録後に追加登録した社員をその給与に追加する場合、給与詳細画面から「社員追加」を選択します。

    給与詳細画面から、社員追加を追加する

    画面左上のメニューから「社員追加」を選択します。

    Pay Book   みんなにやさしい給与管理   2014 03 08 20.21.58

    追加する社員を選択する

    当月、所属している社員(入社日、退社日から判断)のうち、該当の給与に含まれていない社員がリストされます。
    追加する社員のチェックを入れて、「追加する」ボタンをクリックします。

    Pay Book   みんなにやさしい給与管理   2014 03 08 20.22.15

    給与編集画面から給与を編集する

    給与編集画面を開き、追加した社員の給与を編集してください。

    Pay Book   みんなにやさしい給与管理   2014 03 08 21.11.20

    以上で社員の追加は完了です!

  • その月だけ社員を削除することはできますか

    その月の給与の編集画面の一番下に、従業員ごとの削除ボタンがあります。この削除ボタンを削除するとその月の給与が削除されますが、社員情報などは削除されません。

    翌月以降も前月の社員をそのまま引き継ぎますので、その社員に給与が発生した場合には、給与一覧画面から「社員追加」ボタンをクリックして社員を追加して下さい。

    ※社員を完全に削除することはできますか

    社員を完全に削除する場合は、社員情報から削除します。この場合、その社員に関する情報は過去の給与も含めてすべて削除されますので、慎重に行って下さい。

    ※退職者についてはどうすればよいですか

    退職した場合には、社員情報からステータスを「退職」にしてください。社員一覧からは表示されなくなりますが記録は残します。

  • 管理者は給与の支払がないので給与明細から削除できませんか

    給与管理者が個人事業者や外部からの出向であるなど、その企業から給与が発生しない場合があります。そのようなときは、最初に作成される給与の編集画面から、対象者のその月の給与を「削除」してください。

    翌月以降はその設定が繰り越されますので、新たに「社員追加」をしない限り、対象者は表示されません。

    ※注 社員情報の画面から削除するとログインできなくなります。ご注意下さい。

  • 支給項目数、控除項目数を増やすことはできますか

    支給項目、控除項目は初期状態で下記のように設定されています。

    支給項目

    • 役員報酬
    • 基本給
    • 非課税交通費

    フリープランでは、上の3項目の他に「役職手当」「時間外手当」「出張手当」などのさまざまな項目を5つまで、支給項目として設定できます。

    スタンダードプランへのアップグレードすると支給項目数を6つ以上に増やすことができます。

    控除項目

    • 健康保険料
    • 介護保険料
    • 厚生年金保険料
    • 雇用保険料
    • 所得税
    • 住民税(変更可)

    フリープランでは、上の6項目の他に「社宅家賃」「組合費」などのさまざまな項目を4つまで、控除項目として設定できます。

    スタンダードプランへのアップグレードすると、控除項目数を5つ以上に増やすことができます。

  • 支給項目・控除項目の追加方法

    スタンダードプランでは、支給項目・控除項目を追加することができます。

    1. 「会社情報」メニューから「編集」ボタンをクリックし編集モードにします。
    2. 一番下にある「支給項目数」「控除項目数」を変更し、「保存」ボタンをクリックして確定させます。

    項目数の変更は、変更後に新たに作成される給与から反映されますので、給与を作成する前に項目数を変更してください。

  • 追加した項目(支給項目/控除項目)を削除することはできますか。

    過去に登録した項目名を過去に遡って削除する方法はありません。これは、項目を削除することによって、過去の給与に影響を与えてしまうからです。

    「会社情報」画面から、項目名を変更したり、削除(空欄に)することで、変更後新たに作成される給与からは、その項目名(又は空欄)で給与が作成されます。

    (過去の給与は変更されません。過去の給与は確定したものとして変更できませんが、給与全体を削除することは可能ですので、やむを得ない場合は給与全体を削除し、改めて給与を作成してください。)

    年の途中で項目を削除したり項目名を変更することはおすすめしません。

    給与一覧表に表示される項目名は、最新の項目名となります。そのため年の途中で項目名を変更したり削除したりすると、年の当初からその項目であるかのように表示されてしまいます。

    項目名があっても金額がない場合は給与明細には表示されませんので、その年が改まるまでは項目名を追加するだけにとどめ、削除や変更をしないことをお勧めいたします。

  • 時給計算のアルバイトはどのように入力したらよいですか。

     編集画面上部の「時給/日給モード」をONにすると基本給が2行に分かれますので、 「時給/日給」に単価を、「時/日数」に時間数を入れてください。  (10進法にて入力してください。30分の場合は0.5と入力をお願いします。)

     翌月は、単価と時間がコピーされています。「時/日数」の横に表示されている「X」マークをクリックすると時間の表示がクリアされますので、時間のみ入力してください。

    (「時/日数」に何も入力しないと、翌月は単価(「時給/日給」)も消えてしまいます。設定した単価を残しておきたい場合は、「時/日数」に0を入力してください。)

    時間給が複数ある場合はどうしたらいいですか。

    1.時間給が異なるごとに行を変えて項目名をつけてください。
     例:「基本給」のほか、「残業手当」「休日特別手当」など

    2.項目名をつけた後に給与を作成します。
     (設定項目の変更はすでに作成された給与には反映されません)

     各項目にカーソルを合わせると時計マークが出ますのでクリックします。 そうすると基本給と同様に単価と時間が別々に入力できるようになります。

    同じ項目欄に固定給と時間給を混在させることはできますか。

    例えば時給1,000円の従業員が40時間働いた場合は40,000円ですが、入力欄に「40000」と記入するほか、「40*1000」と記入することもできます。

    翌月はこの入力値がコピーされるため、時間だけを変更して、例えば「56*1000」と入力すれば、56,000の給与明細を作成することもできます。

    このように計算式を入力した場合には、給与明細に「56*1000」といった情報が記載されます。

  • 交通費を日計算で入力する方法はありますか

    交通費を日計算で入力する場合は「非課税交通費」欄に数式を入力します。

    1日あたり440円の交通費の社員が21日間勤務した場合、

    440*21

    と入力します。

  • 交際費、打ち合わせ費などを非課税支給額として入力できますか

    交際費、打ち合わせ費や買い物の立替など、本来の給与とは関係ない支払を給与と同時に精算する場合、その金額は「控除」の項目にマイナスで入力します。

    支給項目は「非課税交通費」以外、課税対象となります。非課税の場合は、控除項目として入力してください。

  • 当社は持株会拠出金に対して奨励金を支給していますが、対応していますか。

    対応していません。持株奨励金は所得税の計算上は給与に含めますが、労働上の対価ではないため雇用保険の対象には含まれません。また、社会保険の標準報酬月額に含まれるか否かは、奨励金の実態により異なります。わたしたちは、大会社にみられるような複雑な体系に対応することをあえて捨てることで、零細企業にやさしい、簡単な給与計算をめざしています。ご理解いただけますよう、お願いいたします。

  • 賞与の支給、控除項目として給与とは別の項目を使いたい

    賞与の支給項目または控除項目が毎月の給与の支給、控除項目と異なる場合、「会社情報」ページから賞与用の支給項目、控除項目を作成してください。

    給与、賞与の明細には実際に金額が記録された支給項目、控除項目のみ表示されますので、給与明細には給与の支給、控除項目が、賞与明細には賞与の支給、控除項目のみが表示されるようになります。

  • 新入社員の給与の登録の方法
  • その月の給与を削除できますか。

    何度でも削除したり再作成したりできます。

    その月の給与を削除したい場合は、

    1. 消したい月の給与の詳細画面を表示する
    2. まだ支払日が到来していない給与の場合、右上にある歯車マークをクリックする
        (支払日が過ぎた給与の場合は、右上の「支払い済みの給与を編集する」をクリックしてから、歯車マークをクリックする)
    3. 「この給与を削除する」をクリックすると、その月の給与が削除されます。

    お試しする場合など、何度でもやり直しができます。

  • 締め日や支給日を変更することはできますか。

     [会社情報]のメニューから編集ボタンを押し、締め日や支給日を変更してから「保存」ボタンを押して確定して下さい。

     ただし、すでに作成した給与は変更されませんので、変更してから新しい給与を作成して下さい。
     すでに作成してしまった場合は、お手数ですがいったん削除してから再作成して下さい。

    ※ なお、同じ月に2回給与を作成することはできません。支給日変更の関係でどうしても同じ月に支給日が2回になってしまう場合は、1回目の給与の差引支給額を「前払給与」のように取り扱って2回めの給与計算でその月の合計金額を入力して下さい。

    1. 1回目の給与を作成し、給与明細を印刷するなどして保存する。
    2. 1回目の給与を削除する。
    3. 支給日を変更してから2回めの給与を作成する。
    4. 2回めの給与の支給金額は、1回目の給与を加えた合計額を入力する。
    5. 控除項目欄で「当月1回目給与」等の項目を追加し、その金額に1回目の「差引支給額」を入力する
    6. 上記により、2回めの給与では社会保険料などを重複させずに正確な給与明細を作成することができます。

社会保険料・税金の計算について

  • 社会保険料や税金の計算を特定の社員だけ自動計算できますか

    控除項目は社員ごとに「健康/介護保険料」「雇用保険料」「年金保険料」の3つをそれぞれ「自動」「手動」「なし」から選択できます。

    そのため、特定の社員は自動計算し、その他の社員は手入力することもできます。

  • 社会保険料率はいつから改訂されますか。

    社会保険料や雇用保険料については、例年、健康保険料と介護保険料、雇用保険料は4月支給給与から、厚生年金保険料は10月支給給与から新しい料率で計算されます。ペイブックでは3月分の社会保険料を4月支給給与から控除する方法に統一しました。これは大部分の企業様が採用している方法です。

  • 社会保険料の端数計算はどのようになっていますか。

    社会保険の端数計算は、健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、雇用保険料の項目ごとに、50銭以下を切捨て、50銭超を切り上げています。

  • 社会保険料などの控除を自動計算しないで手入力することはできますか

    PayBookではお客様の給与計算の負担を下げるため、一部の控除額は自動計算されます。
    この控除額の自動計算は給与入力時に「自動」「手動」「なし」を選択することで手動入力に切り変えることができます。

    Pay Book   みんなにやさしい給与管理   2014 03 06 18.28.19

    また、他のソフトでの給与計算額を反映したい場合など、控除額の合計を手入力したい場合、マニュアルモードを使い、すべての項目を手入力する方法に切り替えることもできます。

    マニュアルモードの使い方

    マニュアルモードで給与編集するには給与詳細画面右の歯車アイコンをクリックします。

    Pay Book   みんなにやさしい給与管理   2014 03 06 17.56.38

    「マニュアルで給与を編集する」を選択するとマニュアルモードで給与を編集できます。

    マニュアルモードではヘッダに赤色の帯がつき、控除合計など、通常モードでは編集できない項目も編集することができます。

    Pay Book   みんなにやさしい給与管理   2014 03 06 17.57.11

    (注)マニュアルモードで作成した給与を再編集する場合は、必ず上記の手順で行ってください。「給与を編集する」ボタンを押すと手入力した部分が再計算されてしまうため、「給与を編集する」ボタンは押さないでください。

  • 健康保険事務組合に加入していますが、対応していますか?

    健康保険事務組合に加入している場合は、組合によって計算方法が異なりますので、自動計算はできません。この場合は健康保険料の設定を「手動」にし、組合の指定した方法にしたがって入力して下さい。次月の給料はその入力値が繰り越されますので、金額に変更がない場合は毎月入力する必要はありません。

  • 所得税の金額が源泉徴収税額表と違います。

    PayBookの所得税の計算は、税額表ではなく「電子計算機等を使用して源泉徴収税額を計算する方法を定める財務省告示」に従って計算しています。税務署から送られてくる税額表と約数十円~数百円の誤差が生じる場合がありますが、そのまま進めてしまっても問題ありません。

    ※ 徴収税額が異なることで、損をしたり得をしたりしませんか?

    年末調整によって正しい金額に調整されますから、毎月の徴収税額が異なっても最終的に負担する税額は同じになります。

    (年の中途で退職をされた場合や年末調整をしない場合には、個別に確定申告をする必要がありますが、徴収税額が異なっても最終的な負担税額が異なることはありません。)

    ※ 税額表で計算した過去の給与を登録することはできますか?

    自動計算させずにむりやり数値を修正することは可能です。こちらをご参照ください。

  • 源泉徴収の丙欄には対応していますか。

    残念ながら丙欄には対応しておりません。丙欄とは日雇いの場合など日々給与を支払う場合に適用される徴収方法ですが、ペイブックは現在そのような支払方法に対応しておりません。

    やむを得ず丙欄適用者をペイブックにて管理する場合は、「乙欄」を選択した上、マニュアルモードにて税額を手動で変更して下さい。また、後々の混乱を避けるため、メモ欄に「丙欄適用」と記しておくとよいでしょう。

    丙欄に関する国税庁のページ

  • 年末調整はできますか

    残念ながらできません。PayBookは無料で簡単に給与計算ができることを優先しています。私たちは、年末調整は知識のない方が簡単にできる作業ではないと判断し、敢えて年末調整の機能を省きました。しかしご安心下さい。有料プランではPayBookの給与データをCSVファイルにエクスポートすることができます。このCSVファイルは、NTTデータ社の「年末調整・法定調書の達人」、ハンド社の「法定調書・年末調整 for Windows」にそのままインポートが可能です。

    その他の年末調整ソフトへの連動も検討しております。ご期待ください。

  • 住民税の自動計算はできますか

    住民税は市町村から指示された税額を徴収するため、自動計算はできません。

    5月頃に各市町村から送付されたデータに基いて個別に入力して下さい。PayBookは前月のデータを繰り越しますので、8月以降は個別に入力する必要はありません。

    (なお、所得税は各社員の給与に応じてPayBookが自動計算します。)

セキュリティについて

  • メールアドレスの変更はできますか

    【ご本人のメールアドレスを変更する場合】

    メールアドレスの変更は、右上端のお名前の横にある人形のアイコンをクリックした後「個人情報」をクリックして下さい。そして右側の個人情報メニューから「メールアドレス変更」をクリックして下さい。

    新しいメールアドレスを入力して「メールアドレスを設定する」ボタンを押すと、新しいメールアドレスに確認メールが送信されます。その確認メールに記載された「変更を確定する」ボタンをクリックすることで、メールアドレスの変更が更新されます。

    (注意1)上記操作を行う際には、途中でログアウトしないでください。ログアウトすると変更が完了しません。

    (注意2)メールアドレスを受け取ることのできる端末でログインしてください。ログインした端末にて、メールに表示された「変更を確定する」をクリックしてください。

    【管理者が社員のメールアドレスを変更する場合】

    管理者が社員のメールアドレスを変更するには、トップページから従業員一覧の左にある「詳細」ボタンをクリックして下さい。表示された画面の下のほうにある「アカウント情報」の編集ボタンをクリックしてください。

    その後の操作は、対象者がログインできる方かそうでない方かで手順が異なります。

    【アクセス権のない方のメールアドレスを変更する場合】

    アクセス権を与えておらず給与明細を送るだけの従業員のメールアドレスの変更につきましては、管理者が新しいアドレスを入力して保存することで即座に新しいメールアドレスに変更されます。

    【すでにアクセス権を持っている方(従業員一覧で「LOGIN」マークのある方)のメールアドレスを管理者が変更する場合】

    (1)管理者が新しいアドレスを入力し保存すると、確認待ち状態になります。そして、新しいアドレスに確認メールが送られます。
    (2)社員の方が確認メールに記載されたリンクをクリックし、ログインすることで、新しいメールアドレスに変更されます。
     (IDとパスワードを求められた場合は、変更”前”のアドレスを入力してログインしてください。)

  • パスワードの変更はできますか

    パスワードの変更は、右上端のお名前の横にある人形のアイコンをクリックした後「個人情報」をクリックして下さい。右側の個人情報メニューにある「パスワード変更」をクリックして下さい。

    セキュリティの保持のため、パスワードは数ヶ月ごとに変更することをおすすめします。

  • パスワードを忘れてしまいました

    パスワードリセット画面からパスワード設定画面のURLをご登録のメールアドレス宛にお送りします。

    メール本文のURLをクリックしてパスワード設定画面で新しいパスワードを設定してください。

  • パスワードの漏洩はありませんか

    パスワードは復元できない形で保存されています。

    運営者からも確認できない仕組みですので、安心してお使いいただけます。

    そのため、万が一パスワードをお忘れになった場合、新たにパスワードを設定していただく必要があります。

お支払いについて

明細などの印刷、送信機能について

  • 給与明細の印刷はできますか

    社員ごとに印刷、または全員まとめて印刷することができます。

    PayBookからPDFファイルをダウンロードして印刷してください。

    また、社員のメールアドレスに明細のPDFを直接送信することも可能です。

  • 社員に渡す明細に一言入れたい

    メモ機能を使うことで、各社員の明細に一言つけて印刷することができます。

    ねぎらいの言葉や頑張りを称える言葉など、社員のやる気アップに使ってください。

    注)給与明細(新)様式では、4行42文字しか表示されません。それ以上のメモを給与明細に表示させたい場合は、旧来の「給与明細」様式をご利用ください

  • 給与明細をメール送信できますか

    毎月の従業員の給与明細はPDFファイルを添付した形でメール送信することができます。

    PDFファイルには必ずパスワードを設定して、メールとは別に各従業員に伝えてください。

    給与明細の一括メール送信の方法

    ※ 本機能はスタンダードプランのみの機能です。
    給与を作成し終わったら、画面左の「明細一括送信」ボタンを押します。

    Pay Book   みんなにやさしい給与管理   2014 06 30 17.54.49

    ボタンを押すと、従業員の一覧とメールアドレス、パスワードが表示されます。

    「送信」チェックが入っている従業員に送信されます。

    「送信」チェックを入れるには必ず、メールアドレスとパスワードを入力してください。

    Pay Book   みんなにやさしい給与管理   2014 06 30 17.55.57

    メールアドレスとパスワードを入力すると、「送信」チェックが自動的に入ります。

    また、送信日を給料日、または給料日の前日、翌日などの選択肢から選択すると、翌月以降も該当日に自動送信されます。

  • 給与明細をメール送信する際のパスワードについて

    給与明細をメール送信する際に、管理者がパスワードを入力します。(パスワードは必須です。)

    パスワードは、管理者が指定するものです。
    例えば、従業員のAさんに給与明細を送信するときに管理者が「abcde」というパスワードを設定します。
    そして、管理者は従業員のAさんに対して、そのパスワードを口頭で伝えたり、別にメールするなど何らかの方法でそのパスワードを伝えてください。
    従業員のAさんが給与明細を閲覧するには、そのパスワードの入力が必要となります。

    「今月のパスワードはabcdeです」と社員全員に伝えてもよいですし、
    「Aさんのパスワードはabcdeです」と個別に設定してもよいです。
    御社のセキュリティレベルに応じて指定してください。

    (パスワードも他の項目と同様、翌月の給与にコピーされます。)

  • 給与明細や給与一覧がパソコンで表示できません

    明細や一覧を表示するためにはコンピューターにAdobe Readerがインストールされている必要があります。

    Adobe Readerは無料のソフトです。

    また、インターネットエクスプローラーなど、ご利用中のブラウザにAdobe Readerの設定がされている必要があります。

    1.Adobe Reader (又は同等のPDF表示ソフト)がインストールされていない場合

    次のURLをクリックして、インストールをお願いします

    http://get.adobe.com/jp/reader/

    ただし、オプションで同時にインストールされる「McAfee Security Scan Plus」は必要としませんので、不必要であれば、「McAfee Security Scan Plus」のチェックボタンを消してから、「今すぐインストール」ボタンをクリックしてください。

    2.Adobeの環境設定で「PDFをWebブラウザに表示」にチェックがついていない

    Adobe Reader がインストールされているにも関わらず表示されない場合は、Adobe Readerを起動し、「編集」タブの「環境設定」を開いて内容を確認して下さい。

    「インターネット」タブで「PDFをWebブラウザに表示」にチェックがついていることを確認して下さい。

  • 明細の自動送信を停止したい

    明細メールの送信を停止するには、送信予定となっている明細のページを開き、「支給日」「期間」の下に表示されていて「明細送信日」のところから送信を解除します。

    送信を解除すると、翌月以降の自動送信も全て解除されます。

    Screencapture Secure Pay Book Jp Pu List2 108 4542 1432524986120

  • 賃金台帳の出力はどのようにしますか

    1. 労働時間の登録を開始する

    賃金台帳を出力する前に次の5つの労働時間を登録する必要があります。
    • 労働日数
    • 労働時間
    • 時間外労働時間
    • 深夜労働時間
    • 休日労働時間

    ここれらの項目を登録するには「会社情報」で「労働時間の記録欄」が「設ける」に設定されていることを確認します。

    Screencapture Secure Pay Book Jp Bc Update Form 112 1433736433496

    2.労働時間を登録する

    給与の登録画面から労働時間を登録していきます。

    労働時間の登録フォームは「労働時間の記録欄」を「設ける」に設定すると給与の編集画面の上部に表示されます

    Screencapture Secure Pay Book Jp Pu Update Form2 112 5032 1433732047347

    3.賃金台帳を出力する

    賃金台帳は「ダッシュボード」から出力ができます。

    ダッシュボードの社員一覧から「賃金台帳」ボタンをクリックしてください。

    過去の賃金台帳の出力

    1年以上前の賃金台帳の出力は、給与詳細画面から行うことができます。

    出力したい年の給与明細(何月支給分でもOK)を開きます。

    出力したい従業員の氏名をクリックして、「賃金台帳」をクリックします。

    「印刷」ボタンをクリックすると賃金台帳がダウンロードされます。

    Screencapture Secure Pay Book Jp Dashboard 112 1433828509694

  • 月別一覧表(賃金台帳)を社員の入社順に並び替えることはできますか

    月別一覧表(賃金台帳)は「役員・正社員」等の区分ごとに、社員コードの順番に表示されます。(区分の順序は変更できません。)

    社員コードを入社順になるように設定していただきますとご要望の並び順になります。

    例) 以下のように入社月を社員コードにすると入社順になります。

    • 199301 佐藤一郎
    • 199905 佐藤二郎
    • 200411 加藤一郎
    • 201403 武田次郎

    注)頭の1桁目からソートします。コードを「9、10、11...」とすると「10, 11, 9」と並んでしまうため、「09, 10, 11」のように、桁数をそろえて入力してください。

  • 給与明細の添付がありません。

    一部の従業員に対しメールに給与明細のPDFが添付されないことがあります。

    受取側の設定等が原因であることが考えられますが、その場合には残念ながら当方で対処することはできません。

    例えば下記のリンクのような原因は考えられませんでしょうか。

    (ドコモの場合)
    https://www.nttdocomo.co.jp/support/trouble/repair/troubleshooting/fp/fimlt002/fimlt002q001/fimlt002q006/fimlt002q007/result/?q1=1

    (au、ソフトバンクのご契約者様の一部におきましても同様の事象が報告されております。)

    その他の可能性もございますので、各プロバイダ様へお問い合わせをお願いいたします。

    解決できない場合、紙で印刷して交付してください。

保険料や標準報酬月額などの各種申告について

  • 労働保険料の申告はどのように行いますか

    毎年6月1日から7月10日の間にすべての事業者が行う、労働保険料の申告はPayBook内で代行申告することができます。
    労働保険料の申告画面から「申告する」を選択すると、担当の社労士が御社の給与データを確認して、申告を代行します。
    労働保険料の申告代行は無料です。

    なお、労働保険料の申告代行をするにはスタンダードプランの申込みが必要です。

  • 標準報酬月額の定時改定はできますか

    PayBookに4月から6月支払い分の給与を入力すると、各社員の標準報酬月額を決定することができます。

    標準報酬月額の表示画面にて、標準報酬月額の申告に必要な項目が表示されますので、申告書を記入することができます。

源泉徴収と年末調整

  • 年末調整はできますか

    残念ながらできません。

    ただし、給与データをCSV形式で出力することが可能ですので、年末調整ソフトにインポートすることで年末調整を完了させることが可能になります。

    なお、スタンダードプランの場合、給与データを以下の年末調整ソフトにそのままインポート可能なCSVを出力することが可能です。

  • 退職者の源泉徴収票はどのように作成しますか?

    中途退職者の源泉徴収票は、ペイブックの情報から作成可能ですので、

    以下の手順にしたがって作成して下さい。

    1.国税庁から源泉徴収票をダウンロード

    2.ペイブックの情報を入力して下さい。

    住所・氏名・生年月日などのほか、次の項目についてはペイブックの情報を記載してください。

    1. *支払金額 (個人別一覧表の「支給合計」の合計額から、「非課税交通費」の合計額を差し引いた金額)
    2. *社会保険料等の金額(個人別一覧表の「健康保険料」「介護保険料」「厚生年金保険」「雇用保険」の合計額)
    3. *源泉徴収税額(個人別一覧表の「所得税」の合計額)

    (* スタンダードプランの場合、上記「支払金額」「社会保険料等の金額」「源泉徴収税額」は、各人の最後の給与明細に「課税支給額累計」「社会保険料累計」「所得税累計」として記載されています。)

    中途退職者の場合、その他の項目は記載不要です。

アカウントについて

  • アカウントにはどのような種類がありますか

    アカウントには、「Manager(管理者)」アカウントと、「一般ユーザー」アカウントの2種類あります。

    Manager(管理者)アカウント

    ペイブックに新規登録すると、その方のメールアドレスが「MGR(Manager)(管理者)」アカウントとなります。ペイブックでできることはすべて可能です。

    MGR(管理者)アカウントは、フリープランの場合は登録した方のみがMGRとなることができます。スタンダードプランの場合は、MGR(管理者)アカウントを複数設定することが可能です。

    一般ユーザーアカウント

    一般従業員用アカウントです。ただしペイブックで従業員(社員)を登録するだけでは一般ユーザーアカウントは作成されません。

    社員情報を登録する際にその社員のメールアドレスを登録し、かつ、招待メールを「送る」にチェックを入れることでその社員のメールアドレスに招待メールが送られ、それに記載されたリンクをクリックしてパスワードを登録していただくと、その社員もペイブックにログインすることが可能になります。

    一般ユーザーがログインすると、その社員自身でご自分の給与情報を閲覧することが可能になります。
    (招待メールを送らなければログインできませんので、給与明細PDFをメールで受け取る以外のことはできません。)

    ログインできる場合でも、給与の金額は変更できません。MGR権限のある管理者のみが給与の金額を変更可能です。

    社員情報は従業員が変更可能です

    一般ユーザーアカウントの社員も、社員情報(社員の住所や銀行口座など)は、従業員ご自身で修正可能となります。

    社員情報が変更された場合、管理者トップページの下のほうに更新履歴が表示されますので、管理者が定期的に確認することが可能となっています。

  • 「担当者」について

    [会社情報]に記載される担当者は、ペイブック事務局からのメールが送られたり、社員に給与明細メールを送る際の社内の窓口になる方です。初期値は最初に会社を登録したマネージャーとなります。

    フリープランではこの担当者を変更することはできません。

    スタンダードプランの場合、マネージャーを複数設定可能ですので、担当者の変更が可能です。

    1. 新たにマネージャー(管理者)となる方がログインし、旧担当者のマネージャー権限をいったん外します。(社員情報から変更します)
    2. 新担当者が[担当者]欄に記載されていることを確認します。管理者が3名以上の場合には、別の管理者が[担当者]に記載されてしまうかも知れません。その場合には、[1]と同様に、その方のマネージャー権限をいったん外します。
    3. [担当者]が正しく設定されていることを確認したら、改めて再度マネージャーを複数設定しても構いません。

他社製品との連携について

  • 他社製品との連携について

    現在のところ、有料プランにおいてNTTデータ社の「年末調整・法定調書の達人」にデータを連動させることができます。また、様々な年末調整ソフトとの連動を検討しております。ご期待ください。

  • 年末調整ソフトとの連携(CSVデータ)

    NTTデータ社の「年末調整・法定調書の達人」にインポート可能なCSVデータをダウンロードすることができます。

    (平成30年分版以前。達人側では「データのインポート」から、「給与・賞与データのインポート(旧バージョン)を選択してください)

    (令和元年分版以降については、達人側におきましてCSVデータのインポート機能がご利用いただけなくなりました。)

    注【達人での事前設定】

    1. 所属の登録 - ペイブックで部署コードが設定してある場合は、達人にも同一の「所属コード」を登録してください。
    2. 社員の登録 - ペイブックの社員コードと同じ番号を達人の「社員コード」として登録してください。
    3. 社員への所属の割当 - 「社員の登録」において、各社員の所属コードを正しく入力してください。
    4. 上記3要素によって社員を識別しインポートいたします。

    また、ハンド社の「魔法陣」にも対応しています。(詳細は「ハンド社」にお問い合わせください。)

  • CSVによる給与データの取り込みについて

    過去のデータなど、CSVデータを取り込むことができます。

    [会社情報]ページの右上、「給与データをCSV形式でアップロード」ボタンをクリックしてください。

    この場合、ペイブック用のフォーマットをダウンロードしていただき、CSVをそのフォーマットに合うように整形してからインポートしてください。

    CSV作成時の注意点

    1. 氏名の完全一致にて社員を判別しています。そのため、姓と名の間にスペースがあるかないかだけで別人と判断されます。(登録した社員が「山田太郎」で、アップロードファイルの名前が「山田 太郎」(スペースがある)の場合は別人とされ、新しく社員が作成されてしまいます。ご注意ください)
    2. 金額にはカンマ(,)を入れないでください。

    アップロード後の注意点

    アップロードした直後の状態では社会保険料や税金・合計金額などが計算されていません。

    (例えば、健康保険料を空欄にしたCSVをアップロードした場合、ペイブックでも空欄になります。)

    アップロード後に「給与を編集する」画面を表示し、「保存」ボタンを押すと、そのときの設定に応じて再計算されます。

  • CSV取込の際、標準報酬月額はどんな数値を入力するのですか

    CSV一括登録の際の標準報酬月額には「月額」の値を入力してください。

    たとえば、報酬月額が「310,000 ~ 330,000」の場合、入力する値は「 320000 」となります。

  • XMLデータについて

    NTTデータ社の「年末調整・法定調書の達人」にインポートできる形式のXMLデータを出力することができます。

    【注意!】

    ただし、ペイブックに入力欄がない項目(扶養親族やマイナンバーなど)の情報がすでに「達人」に入力してある場合、ペイブックから出力したXMLファイルを取り込むと、保存されていた情報が消去されてしまいます。

    消去されてしまった場合、「達人」側で改めて入力し直す必要がありますのでご注意ください。

    (平成30年版の「年末調整・法定調書の達人」をお使いの方の場合は、XMLデータではなく、CSVファイルを出力してインポートしてください。「給与・賞与データのインポート(旧バージョン)」にてCSVファイルをインポートした場合、マイナンバーなどが消去されずに給与データを取り込むことが可能です。その後に令和元年版にデータを更新することをおすすめいたします。)

    なお、ペイブックからデータを取り込む前に達人のデータをいったんエクスポートして保存し、ペイブックのデータをインポートしてから、保存した達人のデータをインポートすることで、ほとんどの項目は入力し直すことなくデータを更新することが可能です。その手順は以下のとおりです。

    (1) 達人から「社員データ」をエクスポートする

    1. 達人のメニュー「データのエクスポート」から、「社員データのエクスポート」を選択してください。
    2. 「CSVファイル形式」を選択し、「確定」ボタンを押してください。
    3. 適当なファイル名を指定してから「保存」ボタンを押し、データを保存してください。

    (2)達人から「個人番号データ」をエクスポートする

    1. 同じく達人のメニュー「データのエクスポート」から、「個人番号データのエクスポート」を選択してください。
    2. 「個人番号ファイル(CSVファイル)」を選択し、「確定」ボタンをクリックしてください。
    3. 「個人番号:⦿出力する」、「控除計算対象外の該当者:⦿出力する」を選択し、対象者の選択欄では「全員」のチェックを入れてください。(一部の対象者にチェックがついていますが、「すべての対象者」にチェックがされていることを確認してください。漏れていると、インポートされません。
    4. パスワードを設定して「確定」ボタンをクリックしてください。(パスワードは(5)で再び使用します。)
    5. 適切なファイル名を指定し、「保存」してください。(ファイル名の拡張子は「.CSV.TZE」です。)

    (3)ペイブックのデータをインポートする

    1. ペイブックのトップページの中ほどにある「給与データのダウンロード」から、「年調・法定調書の達人 形式(XML)」をクリックしてください。XMLファイルがダウンロードされます。
    2. 達人のメニュー「データのインポート」から、「中間ファイル(給与用)からのインポート」を選択し、「確定ボタンをクリックしてください。
    3. 先ほどダウンロードしたペイブックのXMLファイルを指定し、「開く」をクリックしてください。
    4. 社員コードとの紐付けが正しくされているか確認してから、「実行」をクリックしてインポートしてください。(達人の社員コードとペイブックの社員コードが異なる場合、別人として登録されてしまいます。)

    (4)「社員データ」を書き戻す

    1. 達人のメニュー「データのインポート」から、「社員データのインポート」を選択し、「確認」ボタンをクリックしてください。
    2. インポート方法の選択は、「【追加/更新】」を選択したまま、「確認」ボタンをクリックしてください。
    3. 先程(1)でエクスポートしたファイルを選択し、「開く」をクリックしてください。

    (5)「個人番号データ」を書き戻す

    1. 達人のメニュー「データのインポート」から、「個人番号データのインポート」を選択し、「確定」をクリックしてください。
    2. 「個人番号ファイル(CSVファイル)」を選択し、「確定」ボタンをクリックしてください。
    3. 先程(2)でエクスポートした個人番号データファイルを選択し、「開く」をクリックしてください。パスワードを求められますので、設定したパスワードを入力して「確定」をクリックしてください。
    4. インポートの設定欄では、「□控除計算対象外の該当者をインポート対象とする」にチェックを入れて、「確定」ボタンをクリックしてください。

    (6)内容を確認する

    上記によって達人に保存されていた社員データを保持したままで給与・賞与データのみペイブックのデータをインポートすることが可能になります。

    在職/退職のステータスや退職年月日など、達人のデータとペイブックのデータが異なる場合、達人のデータが上書きされてしまうため、ペイブックのデータは反映されません。年の途中で社員データの内容に変更がある場合は、達人に反映させる必要がありますので、ご注意ください。

無料プランについて

  • 無料プランは何ヶ月間使えますか

    無料プランの期間制限はありません。

    いつまでもご利用いただけます。

    3ヶ月以上前の給与は表示できなくなりますので、過去のすべての給与データを閲覧する場合、スタンダードプランにアップグレードしてください。

  • 3ヶ月以上前のデータは削除されますか

    無料プランでは3ヶ月前までの給与データを保存、表示することができます。

    3ヶ月以上経った給与データは無料プランでは表示されませんが、データは削除されていません。

    スタンダードプランにアップグレードすると、すべてのデータを閲覧、編集することができます。

    • データの保持をお約束するものではありませんので、適宜バックアップをお願いします。

プロプランについて

  • プロプランにするには

    プロプランを開始するには、ログインしたあと下記のアドレスから管理する対象会社の担当者のメールアドレスを入力して、送信してください。
    https://secure.pay-book.jp/user/invite_company (ログイン前は閲覧できません)

    プロプランの管理者は複数の事業所を管理することができますが、管理する事業所ごとにそれぞれ異なる管理者(メールアドレス)が必要になります。

    ■ 入力したメールアドレスがPayBookに未登録の場合

    管理する事業所の担当者様がそのメールからPayBookに登録をして、その後、プロプラン管理者様のアクセス要求を許可すると、その時点でプロプランが1ヶ月のお試し期間から開始されます。

    ■ 入力したメールアドレスがPayBookに登録済みの場合

    PayBookに登録済みの担当者がプロプラン管理者様に対して会社にアクセスすることを許可すれば、その時点でプロプランが1ヶ月のお試し期間から開始されます。お試し期間内に3社のご登録をしていただければ、無料にてプロプランを使用していただけます。

    プロプランが無料になる理由

    (1)プロプランを選択する税理士・社会保険労務士の場合

     関与先の会社を閲覧・管理することができます。 税理士・社労士の方は、ペイブックの利用を関与先にサポートしていただける特典として無料にさせていただいております。

    (2)プロプランを選択する企業・企業グループの場合

     例えば3つの支店をもつ企業の本社がプロプランになっていただくと、本社のアカウントで支店の給与を閲覧・管理できます。

    注: プロプランは閲覧・管理を主目的とするものですので、プロプランのユーザーが管理する対象会社がフリープランの場合は、その対象会社はフリープランの機能しか使えません。