「今のExcelデータをそのまま入れられるか」は、給与計算ソフトへ移行する際の最大の不安です。PayBookはCSV取り込みに対応し、Excelで管理してきた従業員ごとの支給・控除データをまとめて取り込めます。
さらに、他社フォーマットの給与CSVでもAIが列の対応関係を自動で判定するため、取り込み前の項目合わせの手間を大幅に軽減できます。このページでは、準備から取り込み、エラー対処までを順を追って解説します。
取り込むデータの準備
このページで解説するのは給与CSVの取り込みです。給与CSVでは、社員番号・氏名と、基本給・通勤手当などの支給/控除項目を取り込みます。
項目をそろえやすいよう、取り込み用のテンプレートCSVを配布しています。ご自身のデータに合わせて値を入れ替えてご利用ください。
※ テンプレートの列は一例です。手当・控除の列は、会社側で同じ名前の項目（例：「通勤手当」）を作成しておくと取り込まれます。実際に取り込める項目や必須項目は、アップロード画面の案内に従ってください。
※氏名カナ・生年月日・入社年月日・振込口座・住民税などは、給与CSVではなく別の取り込み画面（従業員情報インポート／住民税インポートなど）で登録します。給与CSVに含めても取り込まれないため、テンプレートには含めていません。
※ 文字コードはUTF-8での保存をおすすめします（Shift_JISのCSVも自動判別で取り込めます）。
取り込み手順（4ステップ）
- 取り込みファイルを準備する
Excelの「名前を付けて保存」からCSV（UTF-8）形式で書き出します。テンプレートCSVを使うと、項目名や並びをそろえやすくなります。
- CSVアップロード画面でファイルを選ぶ
PayBookにログインし、給与CSVアップロード画面から準備したCSVファイルをアップロードします。
- 列の対応を確認する
CSVの各列がPayBookのどの項目に対応するかを確認します。他社フォーマットのCSVでも、AIが対応関係を自動で判定して候補を提示します。異なる場合は手動で対応を選び直せます。
- 取り込み内容を確認して反映する
列の対応表（先頭行のサンプル付き）を確認し、金額や対応に問題がなければ反映します。
AIによる列の自動マッピング
PayBookでは、他社フォーマットの給与CSVでも、AIが列の対応関係を自動で判定して取り込めるようになりました。これまで取り込み前に行っていた項目合わせ（どの列がどの項目かを手作業で対応づける作業）の手間を大幅に軽減します。
「やよいの給与計算」「給与奉行」など他のソフトからCSVでエクスポートしたデータでも、まずはそのまま取り込みを試せます。AIの判定結果は画面上で確認・修正できるため、対応が違う場合は安心して選び直せます。
よくあるエラーと対処
CSV取り込みでつまずきやすいポイントと対処方法をまとめました。
| 症状 | 原因 | 対処 |
|---|---|---|
| 取り込み時にエラーになる | CSVの引用符や列構成が壊れている（行の途中で改行・引用符の閉じ忘れなど） | データを整えてCSVを保存し直す（UTF-8での保存が確実） |
| 列がずれて取り込まれる | 先頭の特殊文字や余分な空白、カンマを含む値が原因 | 不要な記号・空白を削除し、値にカンマを含む場合はダブルクォートで囲む |
| 項目が正しく対応づかない | 列の見出し名がPayBookの項目と一致していない | 取り込み画面で列の対応を手動で選び直す（AI判定の修正） |
| 金額が0になってしまう | 金額や数値を全角で入力している（全角の数字はエラーにならず0として読み込まれる） | 数値はすべて半角で入力する |
| 一部の行が取り込まれない | 必須項目（氏名など）が空欄になっている | 必須項目を埋めてから取り込み直す |
※ 文字コードはUTF-8、数値は半角で統一するのが基本です。エラーが解消しない場合は、テンプレートCSVに値を入れ直して取り込むとスムーズです。
自分での取り込みが難しいとき
従業員数や過去月数が多く、ご自身での取り込みが難しい場合は、現在お持ちのExcel/CSVデータを送るだけで登録をお手伝いするご相談も承っています。お問い合わせからお気軽にご連絡ください。