オンライン環境で業務がスムーズに回っています
ウィズハーブ代表 葉子様インタビュー
今回は京都府でハーブに関する事業を幅広く展開されているウィズハーブの代表 葉子様にお話を伺いました。セミナーやハーブ講師の養成、ハーブに関する監修や商品開発など、本当に幅広い事業展開を支えているバックオフィス業務はオンラインのシステムを組み合わせてとても効率化されていました。
20年以上前、まだ「ハーブ」という言葉も一般的ではない時代に創業しました。 恩師から教えていただいたハーブの喜びや楽しさ、そして私自身、歴史が好きなので、ハーブの歴史、そういったものを踏まえて一人で事業をはじめました。
現在はハーブスクールの運営、日本ハーブ振興協会の主席研究員、セミナーや講演会の開催、登壇、そしてハーブガーデンのデザインや、ハーブ製品の監修などを行っています。
実は、これでもシンプルになったのです。
以前はハーブカフェやカルチャーセンター、レンタルルームを行う拠点も持っていました。ただ、ちょうど事業をシンプルにしていこうというタイミングと、コロナウイルスの流行が重なり、私に手が届くようなシンプルな形に変えていきました。
スクールでは毎日の生活に楽しくハーブを生かすノウハウを学んでいただく初心者向けのコースやティーのコースの他、プロ養成コースとして受講生の方がハーブに関するお仕事ができるようになるようにと、現実的な講座の開き方などをお伝えしています。
ハーブに関する資格を持っている方や、独立開業を目指す方向けですね。
かなりハーブに詳しい方がスクールのお客さんになっていただいています。 その他に、セミナーや講演会では幅広い方に対してハーブの魅力をお伝えしています。
ありがたいことにハーブに関しては長年携わらせていただいており、いろいろな形でお仕事をさせていただいています。
企業から依頼を頂いてハーブティーのOEMのブレンドを監修したり、ハーブ用品の監修をしたり、またはハーブ関連のプロジェクトに参画したりもしています。
先程もお話いたしましたように、現在は業務を縮小したため私のマネジャーとパートが2名という体制となっており、給与計算業務も私が自ら行っています。以前はカフェのスタッフが8名、事務の職員が4名、そして製造スタッフが6名、更に経理の担当者やマネジャーと沢山の方に関わっていただいておりました。
経理担当がいたときはその方がほぼ全てをやってくれていましたね。在宅勤務でのリモート体制でしたが、オンラインで業務が完結していました。
はい、PayBookはオンラインでデータの入力、表示ができるので助かっていました。その他に勤怠管理のシステムと、会計のシステムを利用していますが、これらもオンラインで利用ができるものを使っています。後はLINEとメールで連絡を取っています。
お客様からの決済もオンラインで完結していますし、税理士の方もオンラインで全てのデータを確認していただけている状態ですね。
最近は私自身が経理も給与計算も行っていますが、給与計算にかける時間は、経理と合わせても月2時間程度ですね。
勤怠管理システムからPDFでデータを出力して、エクセルで休憩時間などを計算して、それをPayBookに入力しています。入力してしまえば給料日にはメールで給与明細が自動で送信もしてくれるので、本当に作業の時間としてはすぐ終わりますね。
その後、オンラインバンキングで振り込みをしています。
経理も銀行やクレジットカードから自動的に入力されるようにしているので、振り込んだ後に給与も会計システムに転記するようにしており、賃金台帳を見ながらやるだけなのでこれもまた簡単ですね。
使いやすさが一番ですね。
機能がたくさんあるシステムもありましたが、機能が多くても複雑だったり、大きい企業向けに作られているものだと使いにくかったり、扱えないと思っています。
当時の経理担当者は在宅勤務スタッフだったので簡単に説明ができて、直感的に使いやすく迷わない、そういうシンプルなシステムを求めていました。
もう一つの観点は、金額ですね。コストパフォーマンスといいますか、やはり費用対効果というところも大事ですよね。
この、シンプルさとコストパフォーマンス、この2点で選びました。
いろいろなクラウドツールを組み合わせて使う、そこの組み合わせは私がやればいいと思っているので、一つ一つがシンプルで使いやすいということが一番大事ですね。
ハーブティーはオンライン販売も行っている
PayBookはとてもわかりやすく、しかも質問をしてもすぐに答えて頂けるのがありがたいですね。質問をどうぞ、という検索ボックスがあるのでそこから送ると、丁寧に答えていただけるのです。そして、それが画面に反映されるということもありました。
最初の頃はかなり利用させていただきましたね（笑）
PayBookを導入する前は従業員が4名くらいでした。その時は手書きとエクセルでやっていましたね。給与計算も手書きで、税理士さんに色々とサポートしていただいていました。
そんなときに、税務調査が入ったのです。
まだホームページという言葉もないときからホームページをやっていたので、大きな会社だと思われたようで・・・。
調査自体は税理士さんがいてくれて問題なかったのですが、調査の結果、、、還付金が戻ってきたのです。それを機に、経理を見直すべきなのだと気づきました。
その後、色々なシステムを探して、PayBookを使い始めました。
これから創業される方や、スタートアップの小さな会社であれば一番いいのではないでそうかね。今までどのくらいの給与を何年間支払ってきたのかも一目瞭然という、記録が見やすく残っているのも良いと感じています。
スタートアップだとトライ＆エラーでいろいろ試していくので、データの蓄積も大事ですよね。
PayBookはとてもシンプルで、そしてコストパフォーマンスも良いと思います。この金額でサポートもあり、必要な機能は揃っているので素晴らしいと思います。
税理士さんも、色々なところで薦めていると聞いています。