導入のハードルはほぼ無く、業務の効率化ができました
さかえ歯科医院榮院長インタビュー
今回は東京都大田区でさかえ歯科医院を経営する榮 健臣院長にお話を伺いました。様々なクリニックを経験したあとに独立し、スタッフとの時間を大事にするために業務効率化に取り組んでいる中でPayBookを使っている理由や具体的な効率化についてお聞きしてきました。
大学を卒業してからいくつかのクリニックで勤務した後に、2016年2月にさかえ歯科医院を開業しました。個人のクリニックから、大学病院という大きなところを経験してきた中で、それぞれのといころのいいところを融合したような、患者様にとって利用しやすいようなクリニックを目指しています。 最初は3名の社員で始めたこのクリニックも今は正社員5名、アルバイト5名の規模になりました。
そうですね、患者様への対応などといったところは様々なことを経験し、学ぶことができました。 給与計算で言うと、非効率な業務を見ることもたくさんあり、そのあたりは改善していきたいと思っていました。
例えば、以前いたあるクリニックでは出勤簿に時間を書いて、それを経理の方が手計算していたんですね。私達医師やスタッフも毎回手書きで時間を書くのが大変でしたし、計算も大変だったと思います。出てきた給与明細も計算の根拠がわかりにくかったりして、給与がブラックボックスになっている印象もありました。 そういうアナログな手法はできるだけデジタル化していきたいと思っています。
まず出退勤については、タブレットに表示されているボタンを押すだけになっています。このシステムが残業時間や有給なども全て管理しているので、給与計算をする段階になったら出退勤システムの一覧を見て、PayBookに打ち込むだけですね。ですので、給与計算にかかる時間は計算と入力だけなら毎月1時間もかかっていないと思います。
その後はオンラインバンキングで給与を振り込み、給与明細を印刷して手渡ししています。給与明細をメールで送る機能もあるのですが、やはり紙で欲しいという声もあるので今は印刷して渡しています。将来的にはメールにしていきたいという思いはありますが、メンバーの希望にも応えていきたいですからね。 その振り込みや、渡すところまでを含めても毎月かかる時間というのは2時間くらいですかね。
しかも、そのシフトはシフト表に書いてもらい、それを調整するのですが、最近はスタッフ間で調整して決めるようになってきています。ですので、実際に行っている作業としては多くはありません。当院では祝日を除き週7日開院しているため正社員もシフト勤務となっているため、休日が不定期ではありますが給与計算上全く負担になっていないですね。
PayBookは税理士さんから教えてもらいました。最初は無料で使えるというのも大きなポイントでしたね。こういったシステムって一度使い始めるとなかなか他のシステムに乗り換えたりするのが大変なので、使いにくいシステムにお金を払うようにはなりたくなかったんですよね。私の場合はシンプルで使いやすいものを求めていたので、実際に無料プランで使ってみてから社員が増えてきたところで有料プランの導入を決めました。
最初に税理士さんから入力方法などを教えてもらった後は、全く迷わずに使うことができていますね。PayBookは、機能は少ないかもしれませんが、本当に使いやすいと思います。 ちなみに、毎月の給与計算以外の難しいものは税理士さんや社労士さんにサポートしていただいています。
はい、実は経営に関してもプロの方に入っていただいています。 自分のクリニックを開業しようと決めたときに、歯科に関する知識はありますが、経営に関する知識は当時ありませんでしたので、色々なセミナーに足を運ぶようにしました。様々なセミナーを見聞きする中で、とても理論的な開業ノウハウをご自身で作っていた講師の方がいて、その方から経営に関して色々と教えていただきました。
全て自分で時間をかけて試行錯誤するという方法もあるとは思うのですが、私の場合はできるだけ事務処理等の時間は減らしたいと考えています。
私達のクリニックは、患者さん一人ひとりにとっての地域で一番のクリニック、来やすいを目指しています。患者さんが来やすいクリニックというのはスタッフが良い対応をしているところだと考えていて、そのためにはスタッフが働きやすい環境であることが大事ですよね。
なので、スタッフと向き合う時間をできるだけ作りたいと思っているので、システムと専門家をうまく使って業務効率化を進めたいという思いがあります。
明確な方針があってこその業務効率化ということで、とても納得できました。
PayBookは３つの良いところがあると感じています。
一番はクラウドだということ。職場でも、家でも、電車の中でも確認ができますし、税理士さんや社労士さんも確認することができます。ですので、毎月特に書類を用意することなく情報共有ができています。過去の給与を確認したいというときもスマホからすぐに確認できますよね。
２つ目は、仕様が複雑ではなくて、説明書がなくても使いこなせるということです。導入から使い始めるまでが本当に早く、初月からスムーズに使い始めることができました。所得税や社会保険に関する知識があまりなくても簡単に使えるのは助かりますね。
最後は無料で使い始められるということ。先ほども申し上げましたが、最初から有料だと本当にこれが使いやすいのだろうか、などと考えて躊躇してしまうこともあると思いますが、無料で使い始められるのは大きかったですね。特に創業当初はできるだけコストを下げようと思うので、これから開業される方であればオススメだと思います。
実は、私も他の経営者からどのように経営をしているのか聞かれることもあり、PayBookはお薦めさせていただいています。