間違えて給与を過払いしてしまうことはありがちです。

そんなときは、どのように対応するべきなのでしょうか。
今回は、給与を過払いしてしまったときの対応について、労働基準法で定められた賃金支払いの5原則と併せて解説します。

給与過払いの翌月以降の清算は厳密には法律違反

給与の計算は、有給、欠勤、諸手当、社会保険などを含み、煩雑で面倒ですよね。

できるだけ、間違わないように気をつけていても、どうしても間違えて、給与を過払いしてしまうことがあります。

その場合の対処として、よくある手法は翌月以降の給与での相殺による清算なのですが、実は翌月以降の給与での清算は、厳密にいうと法律違反になります。給与の支払いには「賃金支払いの5原則」があり、翌月以降の清算はその1項目に違反しているのです。

賃金支払いの5原則とは？

では、賃金支払いの5原則とは何なのでしょうか。

賃金支払いの5原則とは、労働基準法第24条で定められた5つの原則です。

翌月以降の生産は、厳密にいうと賃金支払いの5原則の3項目目の「全額支払いの原則」に違反しているのです。

1．通貨支払いの原則

賃金は通貨で支払わなくてはなりません。小切手や現物支給は禁止されています。ただし、例外として法令や社員就業規則で定めた場合、通勤定期券などで支払うことが認められています。

また、労働者本人の同意がある場合、現金ではなく、本人名義の銀行預金口座や証券総合口座などに振り込むことができます。

2．直接支払いの原則

賃金は労働者本人に支払わなくてはなりません。ただし、労働者本人が病気などで欠勤している場合、特例として家族に支払うことが認められています。

3．全額支払いの原則

賃金は全額を労働者に支払わなくてはなりません。事業主の都合で積立金などの名目で、賃金を控除することはできません

ただし、法令に別に定めがある社会保険や税金などや、従業員就労規則で定めている社宅、寮などの福利厚生施設の使用料金、社内預金、組合費などは控除することが認められています。

4．毎月1回以上の原則

賃金は毎月1回以上支払わなくてはなりません。毎月とは1日から月末までを差し、年俸制の場合も毎月1回以上支払わなくてなりません。

5．一定期日支払いの原則

賃金は毎月一定期日に支払わなくてはなりません。ただし、月給制の場合、月末と規定し月によって変動したり、週休の場合、週末と規定したりすることは認められています。

しかし、毎月15日から月末までの間のように日を規定しないことは認められません。また、毎月第3金曜日に支払うというように、支払い日が月に7日以上変動するような規定も認められません。

過払いの翌月清算は現実には可能

厳密にいうと、翌月以降の清算は「全額支払いの原則」に違反していますが、現実には多くの企業が給与の過払いを翌月以降の給与で清算しています。それは、昭和23年9月14日の行政通達で、「前月分の過払い賃金を翌月分で精算する程度は、賃金それ自体の計算に関するものであるから、法第24条の違反とは認められない」とされているからです。

しかし、気をつけなければならないのは、この行政通達では翌月分による給与過払いの清算を可能としていますが、翌々月については触れられていないことです。

そのため、給与を過払いしてしまった場合は、可及的速やかに清算することをおすすめします。

給与を過払いしてしまった場合の対応

給与を過払いしてしまった場合の対応方法は、現金で回収する方法と、翌月の給与で清算する方法の2通りになります。

現金のより過払い分を回収する場合

現金による給与の過払い分を回収するには、まず始めに給与計算をやり直し、正しい給与明細を作成してください。給与を正しく計算することにより、源泉徴収額や雇用保険料が減る場合がありますので注意しましょう。

次に間違った給与明細の支払金額から、正しく計算した給与明細の支払金額を引き、過払いしてしまった金額を算出し、給与を過払いしてしまった従業員に通知します。

その後、給与を過払いしてしまった従業員に正しい給与明細を渡し、過払い分を現金で回収してください。

翌月の給与で過払い分を清算する場合

翌月の給与により給与の過払い分を清算するには、始めに給与計算をやり直し、いくら過払いしてしまったのかを算出します。

次に翌月の給与では、過払い分を調整金などの手当ての項目でマイナスの金額で計上してください。このとき、あらかじめ、給与を過払いしてしまった従業員に、過払い金を翌月の給与で相殺することを通知しておくと、トラブルになりにくいでしょう。

給与支給の間違い、多く払ってしまった時の対応のまとめ

給与を過払いしてしまった場合、翌々月以降の給与で清算することは、全額支払いの原則にも、前月分の過払い賃金を翌月分で精算することを可として行政通達にも抵触してしまいます。

給与を過払いしてしまった場合は、可及的に速やかに清算しましょう。