給与明細をメール送信する際のパスワードについて

給与明細をメール送信する際に、管理者がパスワードを入力します。

パスワードは、管理者が指定するものです。
例えば、従業員のAさんに給与明細を送信するときに管理者が「abcde」というパスワードを設定します。
そして、管理者は従業員のAさんに対して、そのパスワードを口頭で伝えたり、別にメールするなど何らかの方法でそのパスワードを伝えてください。
従業員のAさんが給与明細を閲覧するには、そのパスワードの入力が必要となります。

「今月のパスワードはabcdeです」と社員全員に伝えてもよいですし、
「Aさんのパスワードはabcdeです」と個別に設定してもよいです。
御社のセキュリティレベルに応じて指定してください。